Signature électronique

La durée de conservation par défaut du dossier de preuve (document original et son empreinte, journal d’évènements horodaté et chaîné, clés publiques et signatures, scellement cryptographique interne ROOMCA) est de dix ans à compter de la finalisation de la signature, sous réserve des durées différentes prévues par la loi, le contrat conclu avec le client ou la nature du document. À titre indicatif, la prescription de droit commun des actions personnelles ou mobilières est généralement de cinq ans, tandis que les documents comptables et pièces justificatives se conservent dix ans. ROOMCA distingue la conservation active de l’archivage probatoire à accès restreint.

• Identifiant unique du dossier et version du document.
• Document original et ses empreintes SHA-512 / SHA-256.
• Identité des signataires (nom, e-mail) et ordre de signature.
• Évènements horodatés : envoi, ouverture du lien et du document, consentement, signature, scellement.
• Informations techniques de connexion (adresse IP, navigateur/appareil).
• Méthode d’authentification et preuve associée.
• Clés publiques, signatures et empreinte de la chaîne d’évènements.
• Scellement cryptographique interne ROOMCA et horodatage applicatif associé.

L’émetteur de l’enveloppe accède au dossier de preuve complet depuis son espace ROOMCA. Les signataires reçoivent leur exemplaire signé et son certificat. Une vérification publique, sans donnée nominative, reste disponible en ligne pour toute la durée de conservation.

Au-delà de la durée de conservation, ou sur demande légitime et compte tenu des obligations légales, le dossier de preuve peut être supprimé. La suppression du document n’altère pas la cohérence cryptographique des dossiers tiers : chaque dossier est autonome.

Le traitement des données du dossier de preuve s’inscrit dans le cadre du RGPD. Selon les données et le rôle contractuel, ROOMCA agit comme sous-traitant (pour le compte du client émetteur de l’enveloppe) ou comme responsable de traitement autonome (notamment pour les données de sécurité, de facturation et la défense de ses droits en justice). Les durées sont déterminées selon la finalité, les obligations applicables et le besoin contentieux, avec si nécessaire un archivage intermédiaire séparé de la base active. Pour l’exercice de vos droits, voir la politique de confidentialité et contactez contact@roomca.fr. La conservation à des fins probatoires peut toutefois primer sur une demande d’effacement pendant la durée de conservation.